Algemene voorwaarden Novalis.EP

ARTIKEL 1 NOVALIS.EP

1.1 Novalis.EP, gevestigd aan Laan van Liedekerke 15 te Breda, is een eenmanszaak, opgericht naar Nederlands recht. Novalis.EP is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80487874. Novalis.EP staat opdrachtgever onder andere bij als executeur of afwikkelingsbewindvoerder en begeleid opdrachtgever m.b.t. het opstellen van (levens)testamenten. Daarnaast kan Novalis.EP haar opdrachtgevers bijstaan in haar contacten met banken en vermogensbeheerders.

1.2 Deze algemene voorwaarden zijn niet slechts gemaakt ten behoeve van Novalis.EP, maar mede ten behoeve van alle op het kantoor van Novalis.EP werkzame medewerkers, alsmede alle andere personen die voor Novalis.EP werkzaam zijn of te tijde van de uitvoering van de werkzaamheden voor Novalis.EP werkzaam waren respectievelijk alle personen die bij de uitvoering van een opdracht door Novalis.EP zijn ingeschakeld respectievelijk alle personen wier handelen of nalaten Novalis.EP wettelijk aansprakelijk zou kunnen zijn (“beding ten behoeve van derden”).

ARTIKEL 2 DE OVEREENKOMST

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten van opdracht die tot stand komen tussen een opdrachtgever en Novalis.EP (aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten daaronder begrepen), alsmede de fase voorafgaand aan de totstandkoming van een overeenkomst van opdracht, tenzij van deze Algemene Voorwaarden door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

2.2 Een opdracht tot dienstverlening aan een op het kantoor van Novalis.EP werkzame medeweker, doet, bij aanvaarding daarvan en met terzijdestelling van het bepaalde in artikel 7:404 en 7:407 lid 2 BW, uitsluitend een verbintenis ontstaan tussen de opdrachtgever en Novalis.EP.

2.3 Het staat Novalis.EP vrij verleende opdrachten onder haar verantwoordelijkheid door de door haar aan te wijzen “partners” en personeelsleden van Novalis.EP te laten uitvoeren, in voorkomend geval met inschakeling van derden.

2.4 Ter voldoening van de bij wet opgelegde verplichting is de cliënt/opdrachtgever verplicht om zich bij het verstrekken van de opdracht , of terstond op eerste verzoek daarna, te identificeren met een geldig legitimatiebewijs.

2.5 De uit een opdracht tot dienstverlening voortvloeiende verplichting van Novalis.EP bestaat uit een inspanning naar beste vermogen, gebaseerd op door de opdrachtgever verstrekte gegevens en de aard van de opdracht, tenzij de opdracht uitdrukkelijk voorziet in (uitsluitend) een handeling of resultaat. Indien de opdrachtgever beperkingen wenst in de uitvoering van de opdracht, dan is het aan hem om schriftelijk beperkingen aan te geven.

ARTIKEL 3 INSPANNINGSVERPLICHTING

De overeenkomst tussen Novalis.EP en de opdrachtgever leidt tot een inspanningsverbintenis en niet tot een resultaatsverplichting. Novalis.EP garandeert derhalve dat de door zijn verrichte werkzaamheden beantwoorden aan de overeenkomst en deugdelijk worden uitgevoerd.​

ARTIKEL 4 AANSPRAKELIJKHEID

4.1 De persoonlijke aansprakelijkheid van de op het kantoor van Novalis.EP werkzame medewerkers en partners wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Uitsluitend Novalis.EP is aansprakelijk voor eventueel bij de uitvoering van de opdracht gemaakte fouten. De aansprakelijkheid van Novalis.EP is beperkt, en wel tot het bedrag dat in het desbetreffende geval op de aanspraak onder de door Novalis.EP gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het bedrag aan eigen risico. In het geval Novalis.EP geen (volledig) rechtsgeldige aanspraak onder haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan doen gelden, is haar aansprakelijkheid beperkt tot € 10.000,00 per opdracht.

4.2 Novalis.EP is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, doordat Novalis.EP is uitgegaan van door de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor Novalis.EP kenbaar behoorde te zijn.

4.3 Aansprakelijkheid voor indirecte schade of vervolgschade wordt onder alle omstandigheden uitgesloten, daaronder in ieder geval begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie of immateriële schade van de Opdrachtgever.

4.4 De Opdrachtgever dient de schade waarvoor Novalis.EP aansprakelijk kan worden gehouden, zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen tien dagen na het ontstaan van de schade aan Novalis.EP te melden, een en ander op straffe van verval van enig vergoedingsrecht van deze schade. Iedere aansprakelijkheidsvordering jegens Novalis.EP vervalt binnen één jaar nadat de Opdrachtgever bekend is geraakt met het schade brengende feit of hiermee redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Novalis.EP.

4.5 De uitvoering van de verstrekte opdracht geschiedt, uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgevers. Derden kunnen aan de inhoud van de overeenkomst van opdracht, noch aan de verrichte werkzaamheden enig recht ontlenen, ook niet wanneer zij direct of indirect als belanghebbende bij het resultaat van de werkzaamheden zijn aan te merken. Novalis.EP en/of de partners van Novalis.EP en/of de werknemers van Novalis.EP aanvaarden geen aansprakelijkheid jegens derden voor werkzaamheden uitgevoerd ten behoeve van een opdrachtgever.

ARTIKEL 5 INSCHAKELING VAN DERDEN

 5.1 De keuze van de door Novalis.EP in te schakelen derden zal, waar mogelijk en voor zover redelijk, geschieden in overleg met de opdrachtgever en met in achtneming van de nodige zorgvuldigheid. Novalis.EP draagt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop door haar ingeschakelde derden hun werkzaamheden uitvoeren en is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden, behoudens opzet of grove schuld aan de zijde van Novalis.EP.

5.2 Indien deze derden hun aansprakelijkheid in verband met de uitvoering van een opdracht ten behoeve van de opdrachtgever van Novalis.EP willen beperken, is Novalis.EP bevoegd een dergelijk beding te aanvaarden zonder voorafgaand overleg met de opdrachtgever.

ARTIKEL 6 WWFT

 6.1 Novalis.EP is op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) gehouden bij de Financial Intelligence Unit (FIU-Nederland) melding te maken van ongebruikelijke transacties als bedoeld in die wet.

6.2 Novalis.EP is op grond van Wwft pas bevoegd de werkzaamheden aan te vangen na afsluiting van de in die wet beschreven procedure ter identificatie van de cliënt en eventuele uiteindelijke belanghebbenden.

6.3 Novalis.EP zal nooit aansprakelijk zijn voor schade die een opdrachtgever heeft geleden, lijdt of zal lijden door of in verband met een ten onrechte gedane melding in het kader van de Wwft, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Novalis.EP.

6.4 Novalis.EP zal nooit aansprakelijk zijn voor schade die een opdrachtgever heeft geleden, lijdt of zal lijden door of in verband met het feit dat Novalis.EP de identificatieprocedure als bedoeld in de Wwft nog niet heeft kunnen afronden tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Novalis.EP.

ARTIKEL 7 VERPLICHTINGEN VAN DE OPDRACHTGEVERS

 7.1 Indien de opdrachtgever van de derde van de inhoud van de door Novalis.EP ten behoeve van hem verrichte werkzaamheden kennis laat nemen, dient de opdrachtgever de derde erop te wijzen en te bewerkstelligen, dat deze algemene voorwaarden ook door deze wordt aanvaard.

7.2 De opdrachtgever vrijwaart Novalis.EP, alsmede alle personen als bedoeld in artikel 1.2 van deze algemene voorwaarden ter zake van aanspraken van derden, die stellen schade te hebben geleden door of in verband houdende met de door Novalis.EP ten behoeve van de opdrachtgever verrichte werkzaamheden of tegen vorderingen van derden die stellen schade te hebben geleden door een door Novalis.EP dan wel haar “partners” of een van haar werknemers of andere hulppersonen ten onrechte gedane melding in het kader van de Wwft, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Novalis.EP dan wel een van haar medewerkers of andere hulppersonen.

7.3 Betaling van declaraties van Novalis.EP dient te geschieden binnen 15 dagen na de declaratiedatum. Het is de opdrachtgever niet toegestaan zijn betalingen aan Novalis.EP op te schorten dan wel te verrekenen.

7.4 Novalis.EP heeft voor de aanvang van de werkzaamheden en tussentijds het recht de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten tot op het moment dat de opdrachtgever een naar redelijkheid en billijkheid bepaald voorschot voor de te verrichten werkzaamheden heeft betaald aan Novalis.EP, dan wel daarvoor zekerheid heeft gesteld.

7.5 Indien de opdracht in fasen wordt uitgevoerd, heeft Novalis.EP het recht om elk uitgevoerd gedeelte afzonderlijk te factureren en daarvoor betaling te verlangen. Indien en zolang deze factuur door de opdrachtgever niet volledig wordt betaald, is Novalis.EP niet verplicht tot uitvoering van de volgende fase en heeft zij het recht de opdracht op te schorten.

Novalis.EP heeft het recht de uitvoering van die onderdelen die tot de volgende fase of fasen behoren op te schorten totdat de opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.

7.6 Een reclame met betrekking tot de te verrichten werkzaamheden en/of het declaratiebedrag dient schriftelijk binnen 20 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert aan Novalis.EP te worden kenbaar gemaakt. Een reclame schort betalingsverplichtingen van opdrachtgever niet op. Indien de reclame niet tijdig wordt ingesteld vervallen alle rechten van opdrachtgever in verband met deze reclame.

7.7 Indien opdrachtgever niet binnen de hiervoor genoemde termijn, dan wel niet binnen de nadere overeengekomen termijn heeft betaald, is hij van rechtswege in verzuim en heeft Novalis.EP, zonder nadere sommatie of in gebreke stelling, het recht vanaf de vervaldag de opdrachtgever de wettelijke rente in rekening te brengen tot op de datum van algehele voldoening, een en ander onverminderd de verdere rechten welke opdrachtnemer heeft.

7.8 Alle (buiten)gerechtelijke kosten die verband houden met de invordering van declaraties – met een minimum van 15% over het te incasseren bedrag – komen voor rekening van de opdrachtgever. De gerechtelijke kosten zijn niet beperkt tot de te liquideren proceskosten doch zullen integraal voor rekening van de opdrachtgever zijn, indien deze (in overwegende mate) in het ongelijk wordt gesteld.

7.9 Novalis.EP heeft een interne klachtenregeling, die voorziet in een procedure om eventuele klachten van de opdrachtgever over de dienstverlening binnen een redelijke termijn en op een constructieve wijze af te handelen. Indien een opdrachtgever het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar Jessica Biermans, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. Zij tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen.

De klachtenfunctionaris handelt de klachten af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.

De klachtenfunctionaris stelt de klager schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager en de klachtenfunctionaris het oordeel over de gegrondheid van de klacht dan wel wordt de wijze van afwikkeling van de klacht van e-mail over en weer schriftelijk bevestigd.

7.10 Wanneer Novalis.EP er niet in slaagt klachten (daaronder begrepen declaratiegeschillen) van een opdrachtgever over de dienstverlening door Novalis.EP met behulp van de interne klachtenregeling tot een voor die opdrachtgever aanvaardbare oplossing te brengen, dan is de Rechtbank Zeeland-West-Brabant bevoegd om kennis te nemen van enig geschil tussen Novalis.EP en een opdrachtgever.

ARTIKEL 8 DUUR OPDRACHT

De opdracht wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de opdracht anders voortvloeit of indien partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeengekomen.

ARTIKEL 9 WIJZIGING OPDRACHT

Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de opdracht te wijzigen of aan te vullen, stelt Novalis.EP de opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. De partijen zullen dan tijdig en in onderling overleg overgaan tot aanpassing van de opdracht.

Indien partijen overeenkomen dat de opdracht wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. Novalis.EP zal de opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.

​Indien de wijziging van of aanvulling op de opdracht financiële, kwantitatieve en/of kwalitatieve gevolgen zal hebben, zal Novalis.EP de opdrachtgever hierover van tevoren inlichten.

Indien een vast Honorarium en/of tarief is overeengekomen, zal Novalis.EP daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de opdracht van invloed is op de prijs. Hierbij zal Novalis.EP proberen, voor zover mogelijk, vooraf een prijsopgave te doen.

​Novalis.EP zal geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan Novalis.EP kunnen worden toegerekend.

​Wijzigingen in de oorspronkelijk gesloten opdracht tussen de opdrachtgever en Novalis.EP zijn pas geldig vanaf het moment dat deze wijzigingen middels een aanvullende of gewijzigde opdracht schriftelijk zijn aanvaard door beide partijen.

​ARTIKEL 10 BEEINDIGEN VAN DE OPDRACHT

Novalis.EP en de opdrachtgever kunnen te allen tijde met wederzijds goedvinden de overeenkomst beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van twee weken. In dat geval dienen de werkzaamheden te worden afgerekend die zijn verricht tot aan het moment van beëindiging.

Ingeval één van beide partijen in staat van faillissement raakt, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn voortijdig te beëindigen.

ARTIKEL 11 TARIEVEN

11.1. Novalis.EP heeft het recht het door haar gehanteerde (basis)uurtarief en de door haar gehanteerde reiskostenvergoeding voor reizen per auto of trein te wijzigen. Indien de wijziging een verhoging van meer dan 10% bedraagt of indien de verhoging plaatsvindt binnen 3 maanden na het tot stand komen van de opdracht tussen Novalis.EP enerzijds en de opdrachtgever anderzijds, heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst te ontbinden. Het recht tot ontbinding vervalt op de 15e dag na de declaratiedatum van de eerste declaratie, die aan de opdrachtgever is toegezonden na verhoging van het (basis)uurtarief en/of voormelde reiskostenvergoeding.

11.2 Over het honorarium en de door de opdrachtgever verschuldigde kosten en verschotten is, voor zover van toepassing, omzetbelasting verschuldigd.

ARTIKEL 12 GEHEIMHOUDING

Zowel Novalis.EP als de Opdrachtgever zijn verplicht om gedurende de looptijd en na beëindiging van de Overeenkomst geheimhouding te betrachten over alle feiten en bijzonderheden betreffende de onderneming waarvan hij of zij weet of redelijkerwijze kan vermoeden dat deze vertrouwelijk zijn. Deze geheimhoudingsplicht omvat tevens alle gegevens van de werknemers, cliënten, opdrachtgevers en andere relaties waarvan uit hoofde van de Opdracht kennis is genomen.

ARTIKEL 13 DIVERSE ONDERWERPEN

13.1 Op alle overeenkomsten tussen de opdrachtgever en Novalis.EP is Nederlands recht van toepassing.

13.2 De algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten, gewijzigde opdrachten en vervolgopdrachten van opdrachtgevers.

13.3 Na beëindiging van de opdracht worden, op voorwaarde dat het door opdrachtgever verschuldigde ter zake van de opdracht  is voldaan, alle van opdrachtgever afkomstige bescheiden en, op zijn verzoek, andere van het dossier deel uitmakende stukken (in kopie) aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld.

13.4 Geschillen over de uitvoering van de opdracht en/of betaling van declaraties zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar Novalis.EP is gevestigd. Niettemin heeft Novalis.EP het recht geschillen aan de bevoegde rechter van de woonplaats van de opdrachtgever voor te leggen.

13.5 Deze algemene voorwaarden zijn bij de opdrachtbevestiging aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld.

13.6 Novalis.EP behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die hem toekomen op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving.

Novalis.EP  behoudt het recht de eventueel door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijk informatie ter kennis van derden wordt gebracht.

Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK onder nummer 80487874.